SharePoint Technology & Interaction design

Steeds vaker krijgt Fullmoon de vraag om mee te werken aan SharePoint projecten. Uitgaande van de methode van user centered design geven we workshops, leggen we user scenario's vast en maken we een doordacht interactie-ontwerp met een bijpassend grafisch ontwerp. Bij ons ontstond de behoefte om meer te weten van de grondslagen van SharePoint om daarmee efficiënter te kunnen inspringen op de mogelijkheden die SharePoint standaard biedt.

Online samenwerken

SharePoint is de MicroSoft oplossing om samenwerken binnen organisaties en op het web te faciliteren. Of, zoals ze het zelf zeggen: "The Business Collaboration Platform for the Enterprise en the web". Er is een gratis basis versie - de SharePoint foundation - die inclusief is in de Windows server licentie. Daar bovenop kan een SharePoint server worden geplaatst. Daarmee krijg je extra functionaliteit zoals tagging, wiki's en uitgebreide zoekopties.

De power user

Er is binnen SharePoint heel veel instelbaar door een niet technische 'power user' (een beta-knobbeltje is wel aan te bevelen :-)) Een programmeur komt pas in beeld wanneer je functionaliteiten op maat wilt hebben die niet met behulp van de beschikbare bouwstenen zijn te configureren. Het is dus belangrijk om te weten wat je wilt én of dit gerealiseerd kan worden met deze standaard componenten. Gebruik maken van de standaarden heeft als bijkomend voordeel, dat veel gemakkelijker geupgrade kan worden naar nieuwe versies van SharePoint.

Eerst denken, dan doen

Nu geldt natuurlijk voor veel dingen in het leven dat eerst denken en dan doen beter is dan rücksichtslos een start te maken en maar te zien wat er van komt. Zeker voor het bouwen van een website. Het uitdenken van een (doorklikbaar) interacie-ontwerp is altijd een aanrader, maar voor SharePoint sites wel zeker een must.
SharePoint werkt namelijk met site-collections: een verzameling van sites, die samen een hiërarchische structuur vormen. Instellingen worden op het toplevel-niveau gemaakt en kunnen vervolgens op lagere niveaus worden aangepast. Het later wijzigen van deze hiërarchische structuur zal dus veel consequenties hebben. Het herschikken van de sites kan voorkomen worden door vooraf een doorklikbaar interactie-ontwerp goed door te testen.

Office integratie

In de SharePoint Technology Overview werd ook duidelijk hoe goed SharePoint is geïntegreerd met de programma's uit Office Suite. Zo is het bijvoorbeeld heel gemakkelijk om een formulier, dat gemaakt is in Word, via InfoPath in SharePoint te implementeren. Aan een formulier kan vervolgens een workflow gekoppeld worden waarmee het proces van het beantwoorden van een aanvraag vastgelegd kan worden. Er zijn een aantal direct te gebruiken (out-of-the-box) oplossingen. De power user kan deze in SharePointDesigner (SPD) op maat maken of gebruikmakend van de standaard componenten nieuwe workflows samenstellen. Wanneer de workflows echter specifiek moeten worden aangepast aan de organisatie is een programmeur nodig om nieuwe componenten te ontwerpen.
Web Parts zijn webfunctionaliteiten die aan de pagina's binnen SharePoint kunnen worden toegevoegd. Denk hierbij aan wiki's, lijsten met contactpersonen, taken, favoriete links, een blog, een documentbibliotheek, een formulier, een agenda. Web parts kunnen ook op maat gemaakt worden. Ze kunnen ook gepersonaliseerd worden. Ook hier is de koppeling met Office interessant: zo kunnen gebruikers hun eigen agenda, takenlijst of e-mail op de pagina te zien krijgen.

Zoeken

SharePoint heeft een basis zoekfunctie, die uitbreidbaar is met een complete intranet zoekfunctie op de SharePoint server en de high end zoekfunctie FAST. Je kunt zoeken binnen bepaalde 'scopes', bijvoorbeeld contenttype. Ook interessant voor het opnemen in het interactiemodel is de mogelijkheid om 'best bets' toe te voegen. Op basis van vooraf gedefinieerde trefwoorden kunnen zoekresultaten worden teruggeven. Ze komen boven de andere resultaten te staan, vergelijkbaar met de betaalde resultaten in Google.
Zo kunnen bepaalde thema's of pagina's (tijdelijk) extra onder de aandacht worden gebracht.

Lees ook: Grafisch ontwerpen voor SharePoint

deel