Fullmoon als partner in Sharepoint implementaties

De keuze voor het SharePoint-platform biedt organisaties een solide basis voor kennisdeling en online samenwerking. Sharepoint wordt daarom vaak toegepast bij implementaties van een intranet of portal maar is ook in gebruik voor websites.

Werknemers kunnen binnen SharePoint teamsites opzetten waar informatie kan worden gedeeld met anderen binnen de organisatie. Op die manier kun je kennisdelen binnen een functiegroep of afdeling. Met de toevoeging van een product als NewsGator biedt SharePoint bovendien de mogelijkheid om de sociale component in de organisatie te introduceren: profielen maken en beheren, informatie delen en status updates geven. Op dezelfde manier waarop we dat in ons privéleven doen met platforms als Facebook, Twitter en LinkedIn.

Cruciaal blijft het steeds om bij de implementatie de doelgroep en de bedrijfsdoelstellingen centraal te stellen (user centred design) en je niet te verliezen in de mogelijkheden van de techniek. Dit wordt nog al eens vergeten, waarna de organisatie veel geïnvesteerd heeft in een platform dat niet of nauwelijks door de werknemers wordt gebruikt.

Fullmoon kan helpen uw portal effectief en daarmee uw investering rendabel te maken. Op verschillende punten in het proces bieden wij een communicatieve aanvulling op de technische Sharepoint implementatiepartner:

• Conceptfase: workshop online strategie en concept
• Implementatiefase: User interface design (interactie ontwerp en grafisch ontwerp)
• Opleveringsfase: Gebruiksonderzoek en adoptie-ondersteuning

Online strategie en concept

Hoe kan je een intranet effectief binnen de organisatie inzetten. In een workshop analyseren wij samen met u de verschillende rollen binnen uw organisatie en aan de hand van persona's en user scenario's stellen we vast wat per doelgroep de belangrijkste taken zijn. Vervolgens bekijken we hoe de doelgroepen bij het uitvoeren van deze taken optimaal ondersteund kunnen worden. Resultaat van de workshop is een startdocument waarin beschreven wordt wat de uitgangspunten zijn bij het opstellen van de user interface.

User interface design

We starten met een doorklikbaar interactieontwerp waarin de site-structuur, invulling van de pagina's en de interactie wordt beschreven. Het model geeft u al een goed beeld van de te realiseren website of portal. Aan de hand hiervan kan in overleg met u en de SharePoint implementator de definitieve invulling bepaald worden. Er kunnen keuzes gemaakt worden zodat alle functies binnen het gegeven budget en de gewenste tijdsplanning haalbaar zijn. Is de interactie duidelijk? Dan kan hier een grafische ontwerp op gebaseerd worden, dat past bij uw organisatie en doelgroep.
Resultaat is een doorklikbaar interactieontwerp met uitgebreide beschrijvingen van templates en webparts, een grafisch ontwerp en een styleguide. Deze combinatie zorgt ervoor dat de SharePoint implementator een helder en duidelijk beeld heeft van de te realiseren vormgeving en functionaliteiten. Fullmoon kent de mogelijkheden (en beperkingen) van SharePoint en maakt een ontwerp waarmee SharePoint developers goed uit de voeten kunnen.

Gebruiksonderzoek en adoptie-ondersteuning

Een gebruikersonderzoek kan in beeld brengen waar nog verbeteringen aan de website of portal kunnen worden aangebracht. Hoe goed men ook rekening met de eindgebruiker probeert te houden: de werkelijke behoeften en gedragingen zullen altijd afwijken van de verwachtingen. Feedback van de doelgroep geeft daarom handvatten om tot een effectieve website te komen. Functionele en redactionele aanpassingen optimaliseren het gebruiksgemak. 

Maar daarmee is nog niet alles gezegd. De praktijk is weerbarstig. Werknemers blijven in veel gevallen documenten heen en weer mailen en gebruiken niet de mogelijkheden van het intranet. Om adoptie te bevorderen en medewerkers te stimuleren is het belangrijk hier óók tijd en geld voor te reserveren. Vaak wordt alleen gedacht aan het budget voor de techniek terwijl de communicatieve kant vaak een even groot commitment nodig heeft.
Er zijn bijvoorbeeld verschillende methoden om sociale component te stimuleren:

• Verplichten. Je kunt werknemers verplichten zijn profiel in te vullen om toegang te krijgen tot voor hem nuttige of noodzakelijke systemen. Je kunt dit ook alleen voor het management verplicht stellen, omdat deze een voorbeeldfunctie hebben.
• Bevorderen. Profielinformatie kan zoveel mogelijk worden overgenomen vanuit andere systemen, zoals bijvoorbeeld door een koppeling met LinkedIn of interne gegevens. Je laat vervolgens aan de werknemers zien hoeveel procent van hun profiel is voltooid en vraagt hen dit aan te vullen. 
• Stimuleren. Beloon medewerkers die hun profiel volledig hebben ingevuld door bijvoorbeeld een 'medewerker van de maand' te kiezen. Stimuleer anderen door profielwijzigingen en updates te tonen.

deel